Omfang

Denne privatlivserklæring indeholder oplysninger om behandlingen af personoplysninger foretaget af eller på vegne af alle juridiske enheder, der indgår i Penta Infra-koncernen (Penta Datacenter Holding B.V. og dets datterselskaber Datacenter Geleen B.V., Penta Friesland B.V., Penta AMS01 B.V., Trengine B.V., Penta Berlin GmbH, Penta Düsseldorf GmbH, PENTA Köln GmbH, Penta Leipzig GmbH, Penta Hamburg GmbH, Penta NW GmbH, Trengine GmbH, Penta Paris SAS, Penta Infra ApS, Penta CPH03 ApS og DC Green B.V.) og driver virksomhed og leverer tjenester under navnet Penta, Penta Infra og/eller Trengine (herefter: ”Penta Infra”).

Denne privatlivserklæring indeholder oplysninger om behandlingen af personoplysninger fra Penta Infras eksterne registrerede, herunder:

• Repræsentanter for vores leverandører eller andre tredjeparter;
• Repræsentanter for vores kunder;
• Besøgende i vores datacentre;
• Besøgende på vores hjemmeside

Denne erklæring indeholder ikke oplysninger om behandlingen af personoplysninger fra interne registrerede, såsom medarbejdere.

Vi, Penta Infra, vil udelukkende anvende dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne privatlivserklæring, og vil gøre alt for at beskytte de indsamlede personoplysninger i overensstemmelse med de lovmæssige bestemmelser i den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR). Personoplysninger er enhver oplysning, der kan bruges til direkte eller indirekte at identificere en person.

Samling

Normalt indsamler Penta Infra de personoplysninger, som du selv har videregivet direkte til Penta.

Formål

Som udgangspunkt indsamler Penta Infra kun det absolut nødvendige omfang af personoplysninger, der kræves for at opfylde det pågældende formål. Disse formål er:

Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for opfyldelsen af en aftale: Vi kan behandle personoplysninger for at opfylde en aftale, vi har indgået med dig. Dette kan være tilfældet, hvis du arbejder som leverandør (som fysisk person) for Penta, og Penta er nødt til at opbevare dine kontakt- og bankoplysninger for at kunne kontakte dig med henblik på aftalens gennemførelse og betaling.

Behandlingen af personoplysninger er en lovmæssig forpligtelse for os: Vi kan behandle personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde lovmæssige forpligtelser. Dette gælder for vores økonomistyring (debitorer, kreditorer, indgående betalinger, udgående betalinger, udgående fakturaer).

Penta Infra (og vores kunder) har en berettiget interesse i behandlingen: I vores datacentre anvender vi adgangskontrol gennem besøgsregistrering, og vi opbevarer logfiler for visse døre og porte. Derudover anvender vi kameraovervågning i og omkring vores datacentre. Vi har en legitim interesse i at træffe disse sikkerhedsforanstaltninger, da datacentrenes kontinuitet anses for at være afgørende for den digitale infrastrukturs funktion. Derudover er det afgørende for vores kunder og deres interessenter, at deres data og forbindelse er godt sikret. Under disse omstændigheder vejer sikkerheden i vores datacentre tungere end privatlivets fred for vores datacentres besøgende.

Som repræsentant for en af vores kunder kan du indtaste din e-mailadresse og/eller dit navn i vores billet- og kundeportal, som vi behandler. Derudover kan vi også behandle dit navn eller din e-mailadresse, som du har opgivet – som led i den kommercielle aftale mellem Penta og den virksomhed, du arbejder for (f.eks. hvis du er den, der har underskrevet aftalen).

Med dit samtykke: I forbindelse med visse former for behandling af personoplysninger vil vi bede om dit udtrykkelige samtykke. I vores datacenter i København kan vi anvende adgangskontrol via ansigtsgenkendelse for at sikre datacentret; dette vil vi kun gøre med dit forudgående udtrykkelige samtykke. (!) Bemærk, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

Rekrutteringsformål: I forbindelse med rekruttering kan du sende dit CV og din ansøgning direkte til en af vores medarbejdere, som er nævnt på vores hjemmeside, eller til det udpegede rekrutteringsbureau. Penta Infra vil ikke bede dig om demografiske oplysninger såsom dit køn og personlige overbevisninger, men du vil få mulighed for at oplyse disse oplysninger, hvis du ansøger. Vi bruger kun de oplysninger, du giver i denne sammenhæng, til kommunikation med dig, rekruttering og udvælgelse. Dine personlige oplysninger opbevares i vores arkiver indtil en måned efter, at stillingen er besat. Hvis Penta Infra ønsker at opbevare dine personlige oplysninger i en længere periode, vil Penta Infra anmode om din forudgående godkendelse.

Vi anvender ikke dine personoplysninger i forbindelse med automatiske beslutningsprocesser, herunder profilering.

Tredjeparter

Dine personoplysninger behandles fortroligt af Penta Infra og vil ikke blive anvendt til andre formål eller videregivet til tredjeparter, medmindre:

• Penta Infra er lovmæssigt forpligtet til dette;
• Du har udtrykkeligt anmodet herom eller givet dit samtykke;
• En tredjepart fungerer som databehandler (hovedsageligt it-leverandører) for Penta Infra, og vi har indgået en behørig databehandleraftale (verwerkersovereenkomst) med denne.

Vær opmærksom på, at vi ikke videregiver nogen af dine personoplysninger til databehandlere, der er etableret uden for EØS.

Opbevaring af data / opbevaringsperiode

Penta Infra opbevarer ikke dine personoplysninger længere, end det er nødvendigt for at opfylde de ovennævnte formål med behandlingen af dine personoplysninger – medmindre disse oplysninger er nødvendige for at overholde en lovbestemt opbevaringspligt – eller indtil opbevaringsfristen i henhold til gældende adfærdskodekser og faglig praksis er udløbet, hvis denne er længere.

Vi anvender følgende opbevaringsbetingelser:

• Kameraoptagelser i datacentre: maks. 1 måned;
• Oplysninger om besøgende i vores datacentre (navn, dato, firmanavn): maks. 6 måneder;
• Personoplysninger om jobansøgere: maks. 1 måned efter, at stillingen er besat;
• Personoplysninger i fakturaer eller kontrakter (navn, e-mailadresse): 7 år.

Brug af cookies og hjemmesiden

Penta Infra anvender ikke cookies, bortset fra dem, der er nødvendige for, at hjemmesiden fungerer korrekt (funktionelle cookies), samt analytiske cookies (Google Analytics) til at måle og forbedre hjemmesidens ydeevne. Funktionelle cookies indebærer ikke brug af personoplysninger. Analytiske cookies gør kun i meget begrænset omfang brug af personoplysninger (besøgende IP-adresse), dog under forudsætning af, at IP-adresserne krypteres og anonymiseres af Penta. Penta deler ikke data med Google.

Penta Infras hjemmeside anvendes ikke til at indsamle eller registrere personoplysninger med det formål at videregive dem til eksterne parter, anvende dem til salgsaktiviteter og/eller til at udsende nyhedsbreve på vegne af tredjeparter.

Penta Infra har indsat links til tredjepartswebsteder. Hvis du går videre til et andet websted via et af disse links, skal du være opmærksom på, at Penta Infras privatlivserklæring ikke længere gælder. Det er muligt, at disse tredjeparter eller andre parter indsamler oplysninger om dig på disse websteder. Penta Infra er ikke ansvarlig for indholdet på disse websteder eller for disse tredjeparters og andre parters handlinger. Vi anbefaler derfor, at du læser disse hjemmesiders privatlivserklæring, inden du afgiver personoplysninger.

Rettigheder

De personoplysninger, vi måtte have om dig, er omfattet af en række lovfæstede rettigheder. Du kan gøre følgende rettigheder gældende ved at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:

• Retten til at få yderligere oplysninger om behandlingen af dine personoplysninger.
• Retten til at få adgang til dine personoplysninger.
• Retten til at få rettet dine personoplysninger, hvis de forekommer at være unøjagtige eller ufuldstændige.
• Retten til at få slettet dine personoplysninger. Bemærk, at der kan være tilfælde, hvor det ikke er muligt at slette dine personoplysninger, fordi vi er lovmæssigt berettiget til eller forpligtet til at opbevare dem.
• Retten til dataportabilitet.
• Hvor behandlingen er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst.

Hvis du ønsker at gøre brug af en af de ovennævnte rettigheder, kan du sende en e-mail til info@penta-infra.com. Vi opkræver ingen gebyrer, når du gør brug af de ovennævnte rettigheder.

Penta Infra påtager sig ansvaret for omhyggelig registrering af alle personoplysninger, som virksomheden opbevarer, efter at du har afgivet disse oplysninger, og de er blevet kontrolleret for nøjagtighed. Penta Infra påtager sig dog ikke noget ansvar for efterfølgende at holde personoplysningerne ajour. Penta Infra vil, hvis det er muligt, ændre disse oplysninger ved hjælp af de nye oplysninger, som vi modtager fra dig, den autoriserede besøgende, efter at Penta Infra er blevet gjort opmærksom på, at visse personoplysninger ikke er korrekte.

Sikkerhed

Penta Infra har indført passende, almindeligt anerkendte tekniske foranstaltninger og sikkerhedsretningslinjer for at forhindre tab, misbrug, ødelæggelse eller utilsigtet ændring af personoplysninger. Alle medarbejdere hos Penta Infra skal overholde de sikkerhedsregler, der gælder i hele organisationen. Kun autoriserede medarbejdere hos Penta Infra har adgang til personoplysninger, og disse medarbejdere er forpligtet til at sikre fortroligheden af disse oplysninger.

Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål eller klager vedrørende denne privatlivserklæring, kan du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige, Katrien van de Wijdeven, på info@penta-infra.com.

Du har ret til at indgive en klage til den nederlandske datatilsynsmyndighed (Autoriteit Persoonsgegevens), hvis du mener, at Penta Infras handlinger giver anledning til en sådan klage.

Ændringsforslag

Penta Infra forbeholder sig ret til til enhver tid at ændre eller tilpasse denne privatlivserklæring.

Version: 2.2

Dato: 5. september 2024