Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens door of namens alle rechtspersonen die deel uitmaken van de Penta Infra Group (Penta Datacenter Holding B.V. en haar dochterondernemingen Datacenter Geleen B.V., Penta Friesland B.V., Penta AMS01 B.V., Trengine B.V., Penta Berlin GmbH, Penta Düsseldorf GmbH, PENTA Köln GmbH, Penta Leipzig GmbH, Penta Hamburg GmbH, Penta NW GmbH, Trengine GmbH, Penta Paris SAS, Penta Infra ApS, Penta CPH03 ApS en DC Green B.V.) en die onder de naam Penta, Penta Infra en/of Trengine (hierna: “Penta Infra”).

Deze privacyverklaring bevat informatie over de verwerking van persoonsgegevens van externe betrokkenen van Penta Infra, waaronder:

• Vertegenwoordigers van onze leveranciers of andere derde partijen;
• Vertegenwoordigers van onze klanten;
• Bezoekers van onze datacenters;
• Bezoekers van onze website

Deze verklaring bevat geen informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne betrokkenen, zoals werknemers.

Wij, Penta Infra, zullen uw persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven en zullen alles in het werk stellen om de verzamelde persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Verzamelen

Meestal verzamelt Penta Infra uw persoonsgegevens die u rechtstreeks aan Penta hebt verstrekt.

Doelstellingen

In de regel verzamelt Penta Infra alleen de minimale hoeveelheid persoonsgegevens die nodig is om het betreffende doel te verwezenlijken. Deze doeleinden zijn:

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: wij kunnen persoonsgegevens verwerken om een overeenkomst die wij met u hebben uit te voeren. Dit kan van toepassing zijn indien u als leverancier (als natuurlijke persoon) voor Penta werkt en Penta uw contact- en bankgegevens moet bewaren om contact met u op te nemen voor de uitvoering van de overeenkomst en de betaling.

De verwerking van persoonsgegevens is onze wettelijke verplichting: wij kunnen persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit is het geval met betrekking tot onze financiële administratie (debiteuren, crediteuren, inkomende betalingen, uitgaande betalingen, uitgaande facturen).

Penta Infra (en onze klanten) hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking: in onze datacenters maken we gebruik van toegangscontrole door middel van bezoekersregistratie en bewaren we logbestanden van bepaalde deuren en poorten. Daarnaast maken we gebruik van camerabewaking in en rond onze datacenters. We hebben een gerechtvaardigd belang om deze beveiligingsmaatregelen te nemen, omdat de continuïteit van datacenters als essentieel wordt beschouwd voor het functioneren van de digitale infrastructuur. Bovendien is het van vitaal belang voor onze klanten en hun belanghebbenden dat hun gegevens en connectiviteit goed beveiligd zijn. Onder deze omstandigheden weegt de beveiliging van onze datacenters zwaarder dan de privacy van de bezoekers van onze datacenters.

Als vertegenwoordiger van een van onze klanten kunt u uw e-mailadres en/of naam invoeren in ons ticket- en klantenportaal, die wij verwerken. Daarnaast kunnen wij ook uw naam of e-mailadres verwerken dat u ons hebt verstrekt – als onderdeel van de commerciële overeenkomst tussen Penta en het bedrijf waarvoor u werkt (bijvoorbeeld wanneer u de ondertekenaar van de overeenkomst bent).

Met uw toestemming: voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens zullen wij uw uitdrukkelijke toestemming vragen. In ons datacenter in Kopenhagen kunnen wij toegangscontrole via gezichtsherkenning gebruiken om het datacenter te beveiligen; wij zullen dit alleen doen met uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. (!) Houd er rekening mee dat u uw toestemming te allen tijde kunt intrekken.

Wervingsdoeleinden: Voor wervingsdoeleinden kunt u uw cv en motivatiebrief rechtstreeks sturen naar een van onze medewerkers die op onze website wordt vermeld, of naar de aangewezen wervingsagent. Penta Infra zal u niet vragen om demografische informatie, zoals uw geslacht en persoonlijke overtuigingen, maar u krijgt de mogelijkheid om deze informatie te verstrekken als u solliciteert. Wij gebruiken de gegevens die u in dit kader verstrekt uitsluitend voor communicatie met u, werving en selectie. Uw persoonsgegevens worden in onze bestanden bewaard tot één maand nadat de functie is vervuld. Indien Penta Infra uw persoonsgegevens voor een langere periode wenst te bewaren, zal Penta Infra uw voorafgaande toestemming vragen.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

Derden

Uw persoonsgegevens worden door Penta Infra vertrouwelijk behandeld en worden niet voor andere doeleinden gebruikt of aan derden verstrekt, tenzij:

• Penta Infra is hiertoe wettelijk verplicht;
• U hebt hier uitdrukkelijk om gevraagd of hiervoor toestemming gegeven;
• Een derde partij treedt op als verwerker (meestal IT-leveranciers) voor Penta Infra, waarmee wij een geldige verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Houd er rekening mee dat wij uw persoonsgegevens niet doorgeven aan verwerkers die buiten de EER zijn gevestigd.

Opslag van gegevens / bewaartermijnen

Penta Infra bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de verwezenlijking van de bovengenoemde doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens – tenzij deze gegevens nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht – of totdat de bewaartermijn volgens de toepasselijke gedragsregels en beroepsnormen is verstreken, indien deze langer is.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Camerabeelden in datacenters: maximaal 1 maand;
• Gegevens van bezoekers van onze datacenters (naam, datum, bedrijfsnaam): maximaal 6 maanden;
• Persoonsgegevens van sollicitanten: maximaal 1 maand nadat de vacature is vervuld;
• Persoonsgegevens in facturen of contracten (naam, e-mailadres): 7 jaar.

Gebruik van cookies en de website

Penta Infra maakt geen gebruik van cookies, behalve voor de goede werking van haar website (functionele cookies) en analytische cookies (Google Analytics) om de prestaties van haar website te meten en te verbeteren. Bij functionele cookies worden geen persoonsgegevens gebruikt. Analytische cookies maken slechts in zeer beperkte mate gebruik van persoonsgegevens (het IP-adres van een bezoeker), met dien verstande dat IP-adressen door Penta worden versleuteld en geanonimiseerd. Penta deelt geen gegevens met Google.

De website van Penta Infra wordt niet gebruikt om persoonsgegevens te verzamelen of samen te stellen met het oog op externe verspreiding, gebruik voor verkoopactiviteiten en/of het versturen van mailings namens derden.

Penta Infra heeft links naar websites van derden opgenomen. Als u via een van deze links naar een andere website gaat, dient u er rekening mee te houden dat de Privacyverklaring van Penta Infra niet langer van toepassing is. Het is mogelijk dat deze derden of andere partijen op deze websites informatie over u verzamelen. Penta Infra is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites, noch voor de handelingen van deze derden en andere partijen. Daarom raden wij u aan de Privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

Rechten

De persoonsgegevens die wij mogelijk over u bewaren, vallen onder een aantal wettelijke rechten. U kunt de volgende rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens:

• Het recht om meer informatie te krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig lijken.
• Het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Houd er rekening mee dat er omstandigheden kunnen zijn waarin het niet mogelijk is om uw persoonsgegevens te verwijderen, omdat wij wettelijk gerechtigd of verplicht zijn deze te bewaren.
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Als u een van de hierboven genoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u een e-mail sturen naar info@penta-infra.com. Wij brengen geen kosten in rekening wanneer u de hierboven genoemde rechten uitoefent.

Penta Infra neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het zorgvuldig vastleggen van alle persoonsgegevens die zij opslaat, nadat u deze gegevens hebt verstrekt en deze op juistheid zijn gecontroleerd. Penta Infra aanvaardt echter geen verdere verantwoordelijkheid voor het actueel houden van persoonsgegevens. Penta Infra zal, indien mogelijk, deze gegevens aanpassen aan de hand van de nieuwe gegevens die wij van u, de bevoegde bezoeker, ontvangen, nadat Penta Infra erop is gewezen dat bepaalde persoonsgegevens niet correct zijn.

Beveiliging

Penta Infra heeft de juiste, algemeen aanvaarde technische procedures en beveiligingsrichtlijnen geïmplementeerd om verlies, misbruik, vernietiging of onbedoelde wijziging van persoonsgegevens te voorkomen. Alle medewerkers van Penta Infra moeten zich houden aan de beveiligingsvoorschriften die binnen de hele organisatie gelden. Alleen bevoegde medewerkers van Penta Infra hebben toegang tot persoonsgegevens en deze medewerkers zijn verplicht de vertrouwelijkheid van deze informatie te waarborgen.

Vragen

Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met onze privacyfunctionaris, Katrien van de Wijdeven, via info@penta-infra.com.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat het optreden van Penta Infra daar aanleiding toe geeft.

Wijzigingen

Penta Infra behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen of aan te passen.

Versie: 2.2

Datum: 5 september 2024