Champ d'application

La présente déclaration de confidentialité contient des informations relatives au traitement des données à caractère personnel effectué par ou pour le compte de toutes les entités juridiques faisant partie du groupe Penta Infra (Penta Datacenter Holding B.V. et ses filiales Datacenter Geleen B.V., Penta Friesland B.V., Penta AMS01 B.V., Trengine B.V., Penta Berlin GmbH, Penta Düsseldorf GmbH, PENTA Köln GmbH, Penta Leipzig GmbH, Penta Hamburg GmbH, Penta NW GmbH, Trengine GmbH, Penta Paris SAS, Penta Infra ApS, Penta CPH03 ApS et DC Green B.V.) et qui exercent leurs activités et fournissent des services sous les noms Penta, Penta Infra et/ou Trengine (ci-après : « Penta Infra »).

La présente déclaration de confidentialité fournit des informations concernant le traitement des données à caractère personnel des personnes concernées externes de Penta Infra, notamment :

• Les représentants de nos fournisseurs ou d'autres tiers ;
• Les représentants de nos clients ;
• Les visiteurs de nos centres de données ;
• Les visiteurs de notre site web

La présente déclaration ne fournit aucune information concernant le traitement des données à caractère personnel des personnes concernées internes, telles que les employés.

Chez Penta Infra, nous utiliserons vos données à caractère personnel exclusivement aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité et mettrons tout en œuvre pour protéger les données à caractère personnel collectées, conformément aux dispositions légales du Règlement général sur la protection des données (RGPD). On entend par « données à caractère personnel » toute information permettant d'identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

Collection

En règle générale, Penta Infra recueille les données à caractère personnel que vous lui avez directement communiquées.

Objectifs

En règle générale, Penta Infra ne collecte que le minimum de données à caractère personnel nécessaire à la réalisation de la finalité visée. Ces finalités sont les suivantes :

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'un contrat : nous pouvons traiter des données à caractère personnel afin d'exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous. Cela peut s'appliquer si vous travaillez en tant que fournisseur (en tant que personne physique) pour Penta et que Penta doit conserver vos coordonnées et vos coordonnées bancaires afin de vous contacter pour l'exécution du contrat et le paiement.

Le traitement des données à caractère personnel relève de notre obligation légale : nous pouvons traiter des données à caractère personnel si cela est nécessaire pour respecter des obligations légales. C'est le cas en ce qui concerne notre administration financière (débiteurs, créanciers, encaissements, décaissements, factures émises).

Penta Infra (et nos clients) ont un intérêt légitime à ce traitement : dans nos centres de données, nous utilisons un contrôle d'accès via l'enregistrement des visiteurs et nous conservons des fichiers journaux de certaines portes et ports. De plus, nous utilisons la vidéosurveillance à l'intérieur et autour de nos centres de données. Nous avons un intérêt légitime à prendre ces mesures de sécurité, car la continuité des centres de données est considérée comme vitale pour le fonctionnement de l'infrastructure numérique. De plus, il est vital pour nos clients et leurs parties prenantes que leurs données et leur connectivité soient bien sécurisées. Dans ces circonstances, la sécurité de nos centres de données prime sur la vie privée des visiteurs de nos centres de données.

En tant que représentant de l'un de nos clients, vous pouvez saisir votre adresse e-mail et/ou votre nom dans notre portail de tickets et de clients, que nous traitons. En outre, nous pouvons également traiter votre nom ou votre adresse e-mail que vous nous avez fournis – dans le cadre du contrat commercial entre Penta et l'entreprise pour laquelle vous travaillez (par exemple lorsque vous êtes le signataire du contrat).

Avec votre consentement : pour certains traitements de données à caractère personnel, nous vous demanderons votre consentement explicite. Dans notre centre de données de Copenhague, nous pouvons utiliser un contrôle d'accès par reconnaissance faciale pour sécuriser le centre de données ; nous ne le ferons qu'avec votre consentement explicite préalable. (!) Veuillez noter que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

À des fins de recrutement : à des fins de recrutement, vous pouvez envoyer votre CV et votre lettre de motivation directement à l’un de nos collaborateurs mentionnés sur notre site web ou à l’agent de recrutement désigné. Penta Infra ne vous demandera pas d’informations démographiques telles que votre sexe et vos convictions personnelles, mais vous aurez la possibilité de fournir ces informations si vous postulez. Nous n'utiliserons les données que vous fournissez dans ce contexte que pour communiquer avec vous, ainsi que pour le recrutement et la sélection. Vos informations personnelles seront conservées dans nos fichiers jusqu'à un mois après que le poste aura été pourvu. Si Penta Infra souhaite conserver vos informations personnelles pendant une période plus longue, Penta Infra vous demandera votre accord préalable.

Nous n'utilisons pas vos données personnelles dans le cadre d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage.

Tiers

Vos données personnelles seront traitées de manière confidentielle par Penta Infra et ne seront pas utilisées à d'autres fins ni transmises à des tiers, sauf si :

• Penta Infra y est légalement tenue ;
• Vous en avez expressément fait la demande ou avez donné votre consentement ;
• Un tiers agit en tant que sous-traitant (principalement des prestataires informatiques) pour le compte de Penta Infra, avec lequel nous avons conclu un accord de sous-traitance en bonne et due forme (verwerkersovereenkomst).

Veuillez noter que nous ne transférerons aucune de vos données à caractère personnel à des sous-traitants établis en dehors de l'EEE.

Stockage des données / conservation

Penta Infra ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs susmentionnés liés au traitement de vos données à caractère personnel – sauf si ces données sont requises pour respecter une obligation légale de conservation – ou jusqu’à l’expiration du délai de conservation prévu par les règles de conduite et les pratiques professionnelles applicables, si celui-ci est plus long.

Nous appliquons les délais de conservation suivants :

• Enregistrements vidéo dans les centres de données : 1 mois maximum ;
• Coordonnées des visiteurs de nos centres de données (nom, date, nom de l'entreprise) : 6 mois maximum ;
• Données à caractère personnel des candidats à un poste : 1 mois maximum après pourvoi du poste ;
• Données à caractère personnel figurant sur les factures ou les contrats (nom, adresse e-mail) : 7 ans.

Utilisation des cookies et du site web

Penta Infra n'utilise pas de cookies, à l'exception de ceux nécessaires au bon fonctionnement de son site web (cookies fonctionnels) et des cookies analytiques (Google Analytics) destinés à mesurer et à améliorer les performances de son site web. Les cookies fonctionnels n'utilisent aucune donnée à caractère personnel. Les cookies analytiques n'utilisent des données à caractère personnel (l'adresse IP d'un visiteur) que de manière très limitée, à condition toutefois que ces adresses IP soient cryptées et rendues anonymes par Penta. Penta ne partage aucune donnée avec Google.

Le site web de Penta Infra n'est pas utilisé pour collecter ou compiler des données à caractère personnel dans le but de les diffuser à l'extérieur, de les utiliser à des fins commerciales et/ou d'envoyer des courriers électroniques pour le compte de tiers.

Penta Infra a inclus des liens vers des sites web tiers. Si vous accédez à un autre site web via l'un de ces liens, sachez que la déclaration de confidentialité de Penta Infra ne s'applique plus. Il est possible que ces tiers ou d'autres parties collectent des informations vous concernant sur ces sites web. Penta Infra n'est pas responsable du contenu de ces sites web, ni des actions de ces tiers et autres parties. Par conséquent, nous vous conseillons de lire la déclaration de confidentialité de ces sites web avant de fournir des données à caractère personnel.

Droits

Les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont soumises à un certain nombre de droits légaux. Vous pouvez exercer les droits suivants en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessous :

• Le droit d'obtenir davantage d'informations sur le traitement de vos données à caractère personnel.
• Le droit d'accéder à vos données à caractère personnel.
• Le droit de rectifier vos données à caractère personnel si elles semblent inexactes ou incomplètes.
• Le droit à l'effacement de vos données à caractère personnel. Veuillez noter qu'il peut exister des circonstances dans lesquelles il n'est pas possible d'effacer vos données à caractère personnel, car nous sommes légalement autorisés ou tenus de les conserver.
• Le droit à la portabilité des données.
• Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si vous souhaitez faire valoir l'un des droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez envoyer un e-mail à info@penta-infra.com. L'exercice des droits mentionnés ci-dessus ne vous sera pas facturé.

Penta Infra assume la responsabilité de l'enregistrement minutieux de toutes les données à caractère personnel qu'elle conserve après que vous les ayez fournies et que leur exactitude ait été vérifiée. Toutefois, Penta Infra n'assume aucune responsabilité quant à la mise à jour ultérieure de ces données à caractère personnel. Penta Infra modifiera, si possible, ces données en utilisant les nouvelles données que nous recevrons de votre part, en tant que visiteur autorisé, après avoir été informée que certaines données à caractère personnel sont incorrectes.

Sécurité

Penta Infra a mis en place les procédures techniques et les directives de sécurité appropriées et généralement reconnues afin d'éviter la perte, l'utilisation abusive, la destruction ou la modification involontaire des données à caractère personnel. Tous les employés de Penta Infra sont tenus de respecter les règles de sécurité en vigueur au sein de l'organisation. Seuls les employés autorisés de Penta Infra peuvent accéder aux données à caractère personnel, et ces derniers ont l'obligation de préserver la confidentialité de ces informations.

Fragen

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte, Katrien van de Wijdeven, unter info@penta-infra.com wenden.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass das Vorgehen von Penta Infra Anlass zu einer solchen Beschwerde gibt.

Änderungen

Penta Infra behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern oder anzupassen.

Version: 2.2

Datum: 5. September 2024